Program Otomasi Untuk Meningkatkan Kinerja Perpustakaan
Oleh:
Ir. Abdul Rahman Saleh, M.Sc.[2]
rahman@ipb.ac.id; http://ar-saleh.blogspot.com
Pendahuluan
Perguruan tinggi merupakan salah satu subsistem dari sistem pendidikan nasional yang mempunyai tujuan menghasilkan karya-karya ilmiah dan tenaga ahli pada bidangnya untuk mengisi jaringan teknostruktur di masyarakat yang sedang melaksanakan pembangunan.
Perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unit kerja lainnya, tetapi dengan peran yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi dalam melaksanakan program tri dharma perguruan tinggi.
Tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi yang meliputi antara lain: (a) pengumpulan informasi; (b) pelestarian informasi; (c) pengolahan informasi; (d) pemanfaatan informasi, dan ; (e) penyebarluasan informasi.
Tidak salah jika perpustakaan bagi suatu perguruan tinggi diibaratkan sebagai jantung. Jika ilmu diumpakan sebagai darah dalam tubuh kita dan tubuh kita merupakan sistem perguruan tinggi, maka perpustakaan bagi perguruan tinggi tersebut berfungsi sebagai jantung yang mengalirkan ilmu kepada anak didik melalui dosen sebagai pembuluh darahnya.
Lain dari pada itu, perpustakaan juga menjadi jembatan ilmu pengetahuan umat manusia masa lalu, masa kini dan masa depan sehingga perpustakaan mempunyai peranan yang strategis dan penting untuk turut berpartisipasi dalam mencerdaskan kehidupan umat manusia.
Fungsi Perpustakaan di Perguruan Tinggi
Attherton maupun Weisman mendefinisikan Perpustakaan sebagai salah satu jenis sistem informasi yang spesifik. Merupakan suatu kumpulan dokumen (dalam arti luas), yang terorganisasi, serta terpelihara untuk kepentingan rujukan dan bahan ajar. Untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi definisi ini dapat diperluas mengingat fungsi dan tugas perpustakaan di perguruan tinggi lebih dari sekedar definisi tersebut. Perpustakaan Perguruan Tinggi harus didefinisikan sebagai berikut: sebagai salah satu jenis sistem informasi yang spesifik. Merupakan suatu kumpulan dokumen (dalam arti luas), yang terorganisasi, serta terpelihara untuk kepentingan rujukan dan bahan ajar. Selain melakukan fungsi-fungsi pengumpulan, pengolahan, serta layanan sirkulasi bahan perpustakaan, juga melakukan penciptaan, publikasi, serta disseminasi informasi. Bahkan perpustakaan juga melakukan pengumpulan rekaman hasil-hasil penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sejak perencanaan, sedang berjalan, hingga selesai. Dengan definisi demikian maka ruang lingkup kegiatan perpustakaan dapat menjadi lebih luas, misalnya:
1. Kegiatan-kegiatan yang berbasis pengelolaan perpustakaan dan/atau informasi.
2. Kegiatan-kegiatan yang berbasis publikasi.
3. Kegiatan-kegiatan yang mengarah ke pengembangan sistem.
4. Kegiatan-kegiatan preservasi informasi
5. Kegiatan-kegiatan yang berbasis layanan informasi
6. Kegiatan-kegiatan analisis data dan hubungan dengan pemakai, dan
7. Kegiatan-kegitan yang bersifat peningkatan mutu SDM
Dengan definisi seperti tersebut maka dapat diturunkan fungsi seperti berikut:
1. Sebagai pusat sistem belajar mengajar bagi sivitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan sehingga menghasilkan lulusan yang bermutu tinggi.
2. Sebagai tempat terselenggaranya penelitian bagi sivitas akademika perguruan tinggi sehingga ilmu pengetahuan dan teknologi dapat berkembang dengan baik.
3. Sebagai sarana untuk kerjasama dengan pihak-pihak luar perguruan tinggi dalam pengumpulan, pengolahan serta penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi.
4. Sebagai sarana untuk mengakses informasi baik di dalam kampus maupun luar kampus, bahkan luar negeri.
5. Sebagai sarana untuk pemanfaatan koleksi secara bersama dengan perpustakaan lain sehingga memperlancar pencarian maupun penyebaran informasi.
Manfaat Otomasi di Perpustakaan
Dengan fuungsi yang amat luas tersebut maka perpustakaan harus dibantu dengan teknologi, dalam hal ini adalah Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Ada beberapa alasan yang menjadi sebab kita mengintroduksi teknologi informasi dan komunikasi (TIK) di perpustakaan yaitu:
1. Tuntutan terhadap kuantitas dan kualitas layanan perpustakaan
Tuntutan pemakai perpustakaan saat ini sangat beragam. Pemakai datang ke perpustakaan selain perlu layanan peminjaman buku, ia juga mencari layanan-layanan lain seperti layanan audio-visual, layanan internet, layanan multimedia, dan lain-lain. Selain itu pemakai menginginkan layanan aktif perpustakaan berupa layanan informasi terbaru (current awareness services), layanan informasi terseleksi (selective dissemination of information), layanan penelusuran secara online, layanan penelusuran dengan CD-ROM dan lain-lain. Selain jumlah layanan yang makin beragam, kualitas layanannyapun semakin dituntut untuk lebih baik. Jawaban seperti "informasi yang anda cari tidak ada di perpustakaan kami" tidak lagi cukup. Pustakawan harus bisa memberi jawaban yang lebih memuaskan, misalnya dengan memberi alternatif informasi/artikel atau menunjukkan dimana informasi/artikel tersebut dapat diperoleh. Bahkan pustakawan dituntut untuk dapat membantu memperoleh artikel atau informasi yang dibutuhkan oleh pemakainya sekalipun harus mendapatkannya di perpustakaan lain baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Dalam rangka peningkatan mutu dan jumlah jenis layanan inilah TIK memegang peranan yang sangat penting.
2. Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama
Seperti kita ketahui tidak ada satu perpustakaanpun di dunia ini yang bisa memenuhi koleksinya sendiri, maka setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan lain dalam rangka memberikan layanan yang memuaskan kepada pemakainya. Oleh karena itu penggunaan bersama koleksi perpustakaan sangat membatu dalam memberikan pelayanan terutama bagi perpustakaan-perpustakaan kecil yang koleksinya sangat lemah. Program penggunaan koleksi secara bersama ini dapat berjalan dengan baik apabila setiap perpustakaan dapat memberikan informasi apa yang dimiliki oleh perpustakaannya masing-masing. Peran katalog induk atau union catalog sangat besar dalam menyukseskan program penggunaan koleksi secara bersama ini. Katalog induk yang baik adalah katalog induk yang secara rutin isinya selalu diperbaharui. Disinilah TIK sangat berperan dalam mempercepat pembaharuan isi (updating) dari katalog induk ini. Bahkan dengan kemajuan TIK saat ini katalog (online) masing-masing perpustakaan dimungkinkan untuk diakses walaupun letak servernya terpisah (distributed server).
3. Kebutuhan untuk mengefektifkan sumberdaya manusia
Sudah cukup lama pemerintah menerapkan kebijaksanaan "zero growth" untuk pegawai negeri. Hasil dari kebijakan pemerintah ini adalah semakin berkurangnya tenaga kerja di perpustakaan. Untuk mempertahankan mutu pelayanan perpustakaan dimana SDM semakin berkurang maka kita dapat mengandalkan teknologi informasi dan komunikasi. Untuk melayani peminjaman bahan pustaka yang tadinya diperlukan lima sampai enam orang, dapat digantikan dengan satu unit komputer yang dioperasikan oleh satu orang saja. Tenaga kerja yang lain dapat dialokasikan untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lain. Dengan efisiensi tenaga seperti ini maka perpustakaan dapat memikirkan dan mengalokasikan stafnya dalam menyelenggarakan layanan-layanan lain yang dapat diberikan kepada pemakai.
4. Tuntutan terhadap efisiensi waktu
Dulu pemakai mungkin puas dengan layanan penelusuran artikel bila artikel-artikel dapat ditemukan sekalipun layanan tersebut memakan waktu sampai berminggu-minggu. Sekarang pemakai mungkin menuntut layanan tersebut hampir instan. Saat ini pertanyaan diajukan, saat itu pula jawaban diharapkan bisa diterima. Layanan yang demikian ini bisa dipenuhi hanya dengan bantuan TIK. Pemakai dapat mengakses keberadaan informasi yang dibutuhkannya melalui internet dan kemudian mengirimkan permintaannya melalui elektronik mail (e-mail) yang pada saat itu pula dapat diterima oleh perpustakaan. Kemudian petugas perpustakaan mengirim informasi yang diimintanya kepada si penanya dengan menggunakan e-mail yang dalam waktu relatif singkat dapat diterima oleh si penanya. Bahkan untuk beberapa jenis koleksi tertentu yang informasinya disediakan dalam bentuk digital di web, pemakai dapat langsung men”download” sendiri informasi yang dibutuhkannya tersebut.
5. Keragaman informasi yang dikelola
Informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi-informasi lain seperti audio visual, multimedia, bahan mikro, media optik dan CD dan DVD serta multimedia, dan bahkan layanan-layanan berbasis web seperti katalog online, portal dan lain-lain saat ini juga dilayankan oleh perpustakaan. Banyak koleksi perpustakaan yang harus di baca dengan menggunakan teknologi komputer. Selain itu untuk mengelola informasi yang sangat beragam tersebut diperlukan bantuan alat terutama TIK.
Perpustakaan Terbuka vs Perpustakaan Tertutup
Penyelenggaraan layanan perpustakaan secara konvensional dilakukan dengan cara closed space oriented system. Artinya perpustakaan ini mengenal gedung, rak dan koleksi buku yang secara fisik dapat dilihat, petugas yang melayani dan sebagainya. Pengguna yang ingin memanfaatkan koleksi perpustakaan ini harus datang ke perustakaan pada waktu yang telah ditentukan. Selain itu petugas yang melayani harus bersiaga setiap saat. Apabila pengguna tidak bisa datang ke perpustakaan, maka dia tidak akan dapat memanfaatkan layanan perpustakaan. Apabila pengguna bisa datang, namun tidak pada waktu jam buka perpustakaan, maka dia juga tidak akan mendapatkan layanan perpustakaan. Begitu juga, misalnya pengguna datang ke perpustakaan pada waktu yang tepat, namun petugas sedang berhalangan, maka diapun tidak akan dapat memanfaatkan layanan perpustakaan. Dengan kata lain, perpustakaan yang diselenggarakan secara konvensional dalam melayani penggunanya dibatasi oleh ruang dan waktu.
Sebaliknya, layanan perpustakaan dengan bantuan TIK (dalam hal ini yang dikenal dengan digital/virtual library) dilakukan dengan cara open space oriented system. Artinya, layanan perpustakaan tersebut bisa tersedia 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu tanpa jeda. Pengguna perpustakaan dapat memperoleh layanan dari mana saja dan kapan saja. Pengguna dapat mengakses bahan perpustakaan yang ada perpustakaan (digital) tanpa harus datang secara fisik ke perpustakaan. Ia dapat memanfaatkan layanan ini sekalipun perpustakaan secara fisik sudah tutup, atau petugas yang layanan tidak ada di tempat. Layanan perpustakaan yang demikian dikatakan layanan yang tidak dibatasi oleh ruang dan waktu atau yang lebih dikenal dengan library without walls.
Namun demikian, untuk saat ini layanan perpustakaan, khususnya di Indonesia, belum dapat sepenuhnya melakukan layanan dengan cara open space oriented system. Masih harus dikombinasi dengan cara closed space oriented system. Beberapa layanan dapat diberikan dengan cara open space oriented system seperti OPAC atau Online Public Access Catalogue, perpanjangan peminjaman secara online (remote renewal service), layanan informasi teks lengkap untuk koleksi lokal, dan lain-lain. Sedangkan layanan koleksi konvensional seperti peminjaman bahan-bahan perpustakaan seperti buku, jurnal tercetak dan lain-lain tetap dilakukan dengan cara close space oriented system, dimana pengguna harus datang ke perpustakaan untuk melakukan transaksi pelayanan.
Layanan Perpustakaan berbasis TIK
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau dalam Bahasa Inggris dikenal dengan istilah ICT (Information and Communication Technology) adalah perpaduan perangkat keras dan perangkat lunak yang memungkinkan kita dapat membuat, mengumpulkan, mengorganisasikan serta mengkomunikasikan informasi dalam bentuk atau format digital dan multimedia untuk tujuan tertentu.
Hampir semua kantor ataupun unit baik pemerintah maupun swasta tidak ketinggalan dalam hal penerapan TIK ini. Demikian juga perpustakaanpun tidak mau ketinggalan dalam pemanfaatan TIK, karena dengan TIK ini perpustakaan dapat memberikan layanan dengan mudah, cepat dan efisien serta dengan jangkauan pelayanan yang lebih luas. Dengan kata lain kita bisa melakukan disseminasi informasi dengan jangkauan yang lebih luas dibandingkan dengan kalau kita melakukannya dengan cara konvensional. Beberapa layanan yang akan sangat meningkat di perpustakaan apabila menggunakan komputer (terotomasi) antara lain adalah sebagai berikut:
1. Katalog Online
Katalog online atau dikenal juga dengan nama OPAC adalah sistem katalog perpustakaan yang menggunakan komputer. Pangkalan datanya biasanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan baik menggunakan perangkat lunak buatan sendiri, maupun menggunakan perangkat lunak komersial. Sesuai dengan namanya katalog online ini berfungsi seperti layaknya sebuah katalog yaitu sebagai sarana penelusuran koleksi milik suatu perpustakaan. Katalog ini memberikan informasi bibliografis serta lokasi suatu buku di perpustakaan. Katalog online merupakan suatu terobosan yang luar biasa di bidang kepustakawanan karena dapat memberikan titik cari (access point) dari segala aspek pendekatan pada data katalog. Pada katalog konvensional kita tidak akan dapat mencari suatu entri katalog dari penerbit, tahun terbit, atau bahkan dari kata yang ada pada judul (selain kata pada urutan pertama). Semua pendekatan dapat dilakukan pada katalog online, bahkan kita bisa mencari melalui dua kata yang ada pada judul dengan jarak kata tertentu (adjecent).
Pada perkembangan selanjutnya melalui OPAC berbasis web pengguna dapat menelusur koleksi perpustakaan berupa metadata maupun fulltextnya. Selain itu melalui OPAC status keberadaan koleksi dapat diketahui, apakah sedang ada di perpustakaan atau sedang dipinjam oleh pengguna lain. Melalui OPAC pengguna dapat pula melakukan perpanjangan masa peminjaman (remote transaction). Disamping itu pengguna yang ingin memesan dokumen yang sedang dipinjam pengguna lain, dapat melakukan reservasi terhadap dokumen tersebut.
2. Katalogisasi dan Klasifikasi
Katalogisasi dan klasifikasi merupakan pekerjaan yang memerlukan ekspertis tinggi. Di negara maju kataloger dan klasifier mempunyai gaji yang sangat tinggi. Di Indonesia pustakawan yang bertugas di bagian katalogisasi dan klasifikasi memerlukan pendidikan khusus seperti diploma ataupun sarjana perpustakaan. Apabila sejumlah perpustakaan besar melakukan katalogisasi dan klasifikasi dengan bantuan TIK dan katalognya dipublikasi di web, maka perpustakaan yang lebih kecil sesungguhnya bisa memanfaatkannya, sehingga perpustakaan yang lebih kecil tadi tidak perlu menggaji seorang kataloger dan klasifier. Teknik ini dikenal dengan copy cataloging. Di negara maju copy cataloging seperti ini banyak dilakukan seperti copy cataloging ke OCLC di Amerika Serikat, ke BLCMP di Inggris, atau ke BIBLIOFILE di Australia. Dengan copy cataloging selain kita menghemat tenaga (ahli), kita juga dapat melakukan standarisasi katalog sehingga keragaman katalog untuk suatu judul buku yang sama dapat dihindari.
3. Sirkulasi
Salah satu layanan pokok dari perpustakaan adalah layanan sirkulasi. Pada layanan ini sekurang-kurangnya dilakukan pencatatan seperti peminjaman koleksi, pengembalian pinjaman, perpanjangan pinjaman, denda, dan statistik layanan. Dengan cara konvensional untuk melayani satu transaksi peminjaman koleksi diperlukan sekurang-kurangnya tiga sampai lima menit. Ini belum termasuk penghitungan statistik layanan. Dengan bantuan TIK, waktu yang diperlukan untuk melakukan layanan peminjaman ini sangat singkat yaitu kurang dari 15 detik. Dengan demikian sebuah perpustakaan dapat melakukan penghematan anggaran (dengan mempekerjakan pegawai yang lebih sedikit) sekaligus memberikan kepuasan layanan kepada pengguna perpustakaan. Selain itu dengan bantuan TIK sekarang dimungkinkan untuk melakukan transaksi jarak jauh, misalnya untuk memperpanjang waktu peminjaman atau melakukan reservasi peminjaman, pemakai tidak perlu datang ke perpustakaan, tetapi bisa dilakukan via internet.
4. Layanan Informasi Mutakhir dan Layanan Informasi Terseleksi
Layanan ini biasanya diberikan oleh suatu perpustakaan. Perpustakaan memberikan layanan informasi secara aktif berupa layanan informasi mutakhir (current awereness services/ CAS) maupun layanan informasi terseleksi (selective dissemination of information/ SDI). Pelayanan informasi mutakhir adalah pelayanan perpustakaan dimana perpustakaan menyediakan informasi terbaru sering tanpa batas-batas subyek tertentu selain hanya kemutakhiran itu sendiri. Sedangkan pelayanan informasi terseleksi merupakan pelayanan perpustakaan dimana perpustakaan menyediakan informasi yang sesuai dengan minat dan bidang ilmu pengguna yang menjadi pelanggannya. Didalam melakukan layanan CAS dan SDI ini diperlukan waktu yang sangat banyak dan kesabaran yang tinggi terutama SDI karena petugas harus melakukan pemilihan pustaka sesuai dengan profil minat pengguna setiap ada informasi datang. Dengan bantuan komputer maka layanan CAS dan SDI dapat dipermudah dan dipersingkat. Petugas hanya melakukan input ke pangkalan data setiap ada informasi baru datang. Tugas untuk pemilihan informasi yang sesuai dengan profil minat pengguna (yang sudah diinput sebelumnya) diserahkan kepada komputer. Pemakai hanya mengakses informasi tersebut melalui internet baik dari rumah, kantor, maupun dari tempat-tempat lain seperti warnet dan lain-lain.
Satu cara untuk membentuk sistem elektronik untuk informasi kilat adalah untuk mendirikan apa yang disebut mailing list. Fungsi atau tujuan mailing list ini mungkin untuk tempat berdiskusi bagi sekelompok orang-orang tertentu, namun demikian mailing list ini dapat juga digunakan untuk penyebaran informasi. Seorang pustakawan mungkin ingin mengirim daftar isi dari beberapa jurnal tertentu kepada beberapa ilmuwan setiap bulan. Pustakawan itu akan membuat daftar dari alamat e-mail dari ilmuwan-ilmuwan dan perpustakaan akan menciptakan semacam mailing list. Mailing list juga dapat digunakan untuk penyebaran informasi yang selektif. Pustakawan dapat mencari situs internet yang relevan secara rutin dan jika ada sesuatu yang menarik dari grup mailing list, mereka dapat mengirimnya melalui e-mail. Dengan mailing list, pustakawan hanya perlu mengirim artikel sekali saja, dan akan menjangkau semua orang yang ada di daftarnya.
5. Penelusuran Informasi Lengkap dan Multimedia
Dengan TIK yang semakin maju seperti sekarang ini sangat dimungkinkan bagi perpustakaan untuk menyediakan layanan informasi lengkap (fulltext), bahkan dalam bentuk multimedia. Dengan teknik hypertext kita bisa menampilkan layanan fulltext yang bisa dihubungkan dengan bebas ke baik teks lain maupun gambar dan animasi. Saat ini dengan mudah kita jumpai ensiklopedi yang disimpan di internet dan bisa kita akses informasinya. Artikel yang ada dalam di internet tersebut selain menampilkan teks lengkap juga dapat menampilkan animasi (seperti gerakan melompat seekor harimau) serta suara (auman seekor singa).
6. Penelusuran Bibliografi dan abstraks
Seperti pada katalog online pengguna bisa mendapatkan layanan berupa data bibliografi buku maupun artikel jurnal ilmiah. Bahkan tidak hanya bibliografinya saja, melainkan dengan ringkasan (abstraks) dari dokumen aslinya. Dengan layanan seperti ini pengguna dapat menyeleksi dokumen yang akan dibaca maupun dokumen yang tidak perlu dibaca sehingga pengguna dapat menghemat waktu didalam menelaah informasi yang dibutuhkannya. Dengan bantuan seperti ini akan menjadi sangat efektif dan dapat dilakukan dengan cepat dan dengan fleksibilitas yang sangat tinggi karena pangkalan data berbasis komputer ini memberikan kemungkinan pendekatan dari berbagai aspek sebagai titik temu (multiple approach). Penggunaan operator Boolean dapat memberikan kombinasi penelusuran penelusuran yang sangat luas, sehingga pengguna dapat mengatur hasil penelusurannya sesuai dengan yang diinginkan.
7. Rujukan (Reference)
Pelayanan rujukan adalah memberikan jawaban dari pertanyaan yang diajukan pemakai perpustakaan. Pertanyaan yang berhubungan dengan skripsi atau laporan (”Saya perlu suatu daftar artikel mengenai “perkembangan ekonomi Indonesia pasca krisis”; ”Saya perlu artikel mengenai keselamatan tenaga nuklir”) adalah sangat rumit. Sebagian pertanyaan lainnya memerlukan jawaban berupa satu kalimat tapi belum tentu lebih mudah untuk menjawabnya. Bahkan mungkin saja ada pertanyaan yang sangat sulit dijawab oleh pustakawan. Adalah tugas seorang pustakawan untuk menjawab setiap pertanyaan sebaik-baiknya.
Salah satu cara untuk menemukan jawaban dari pertanyaan referensi adalah mencarinya di World Wide Web. Ini sering menjadi pekerjaan yang menakutkan karena informasi yang tersedia banyak dan kualitas dari indexing tidak seimbang. Tapi, sesudah pustakawan mengetahui sumber-sumber yang sering dipakai di perpustakaannya, pustakawan itu pasti akan ketemu banyak informasi yang relevan. Satu cara adalah untuk melokasi dua atau lebih dari index internet yang terlengkap atau terbesar. Beberapa institusi besar telah memasang halaman Web yang saling berhubungan dengan halaman-halaman lainnya (semacam portal). Dengan bentuk ini sangat berguna untuk membantu pencari data lainnya.
Telah ada beberapa situs yang dimiliki organisasi-organisasi Indonesia atau dekat Indonesia. Biro Pusat Statistik telah membuat sebuah situs yang menyediakan jalan masuk ke statistik yang paling baru di beberapa topik. Banyak departemen pemerintah, bank-bank dan organisasi-organisasi lain membuat homepage dan menghubungkan ke informasi database yang berguna. Satu index untuk situs Indonesia adalah Jendela Indonesia (http://www.iit.edu/~indonesia/jendela/.
Bentuk lain dari sumber-sumber full-text yang dapat ditemukan di Internet adalah kamus (misalnya, seleksi dari kamus bahasa Inggris dan bahasa asing lainnya dari Oxford di situs dinamai Dictionaries and Refernce Works. Beberapa kamus untuk para spesialis juga ada, seperti FOLDOC (Free Online Dictionary of Computing).
8. Penelusuran Artikel Jurnal
Artikel jurnal merupakan informasi primer yang sangat penting terutama bagi peneliti dan dosen. Oleh karena itu keberadaannya di perpustakaan perguruan tinggi sangat diharapkan. Namun, jika sebuah perpustakaan tidak berlangganan jurnal tertentu, mereka masih dapat memperolehnya dari Internet. Salah satu index ke artikel jurnal yang terkenal disebut Uncover (http://www.uncoverthenet.com/). Setiap orang dapat menelusuri index itu tanpa bayaran tetapi harus membayar untuk fotokopi dari jurnal tersebut.
Artikel-artikel itu dapat dipesan langsung melalui online dan dapat dikirim kepada yang membutuhkan melalui fax, e-mail atau surat biasa. Kadang-kadang kartu kredit harus digunakan untuk transaksi semacam ini, kecuali perpustakaan membuka account khusus untuk penyedia data. Dengan bayar biaya pendaftaran, seorang spesialis subyek tertentu dapat mendaftar untuk menerima daftar isi jurnal dari topik itu (automatic current awareness). Untuk pengguna perpustakaan tanpa akses ke Internet di rumah mereka, perpustakaan dapat mendaftarkan dan memberi daftar isi jurnal kepada anggota yang berhak sebagai pelayanan tambahan.
Prospek Otomasi Perpustakaan
Selain untuk administrasi dan layanan sehari-hari (library housekeeping) maka komputer dapat juga digunakan untuk akses ke sumber informasi yang ada di situs internet. Perpustakaan sebagai tempat untuk mendapatkan informasi seharusnya menyediakan fasilitas ini. Dengan ketersediaan layanan internet ini sesungguhnya perpustakaan telah menembus batas-batas layanan konvensional. Menurut Onno W. Purbo, seorang pakar internet, konsep layanan perpustakaan yang biasanya merupakan tempat yang menyediakan buku-buku, dengan dibantu oleh TIK dan internet dapat dengan mudah berubah menjadi perpustakaan yang agresif dalam berinteraksi dengan penggunanya. Beberapa konsekuensi dengan adanya internet di perpustakaan adalah:
1. Sumber ilmu pengetahuan yang biasanya terbatas ada di perpustakaan di sekolah/ universitas lokal menjadi tidak terbatas dengan adanya akses ke internet.
2. Buku, laporan penelitian dan berbagai hal yang umumnya sangat terbatas ada di perpustakaan lokal menjadi tidak terbatas karena dapat dicari di berbagai perpustakaan yang ada di internet.
3. Perpustakaan tidak lagi terbatas pada koleksi buku/ informasi, akan tetapi menjadi pusat disseminasi informasi maupun pangkalan data penelitian dan aktifitas yang ada di universitas tersebut.
Koleksi rujukan seperti ensiklopedi dan lain-lain saat ini banyak ditemukan dalam bentuk digital yang dapat diakses melalui internet, selain tentunya didisseminasikan melalui bentuk CD-ROM. Sebagai contoh kita dapat mengakses ensiklopedi terkenal seperti Encyclopedia Britannica melalui situs http://www.eb.com/eb.html. Salah satu kelebihan ensiklopedi dalam bentuk digital adalah kemampuannya menampilkan multimedia sehingga gambar bergerak maupun suara dapat disajikan kepada pembaca. Ini yang tidak dimiliki oleh publikasi tercetak.
Koleksi lain yang sering kita dapatkan dalam internet adalah koleksi jurnal ilmiah. Padahal, sering sekali terdengar salah satu keluhan dari perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan lembaga penelitian dimana majalah ilmiah merupakan sumber informasi penting, adalah kurangnya dana untuk melanggan jurnal ilmiah. Disamping karena dananya yang tidak memadai, harganya yang mahal, juga karena prosedur pembeliannya yang susah. Dengan adanya jurnal ilmiah di internet sebenarnya masalah ini ditanggulangi atau setidak-tidaknya bisa dikurangi. Di internet terdapat banyak sekali judul jurnal ilmiah yang dapat diakses.
Peralatan yang diperlukan
Mendengar kata komputer kita sering berpikir bahwa peralatan ini adalah peralatan canggih dan sangat mahal. Padahal seringkali komputer ini tidak lebih mahal dari sekedar pesawat televisi. Saking berpikir bahwa komputer ini mahal seringkali kita tidak terpikir untuk memanfaatkannya apalagi memilikinya. Untuk mengetahui apasaja yang diperlukan dalam pengembangan sistem otomasi perpustakaan berikut ini adalah daftar kebutuhan yang diperlukan dalam melaksanakan otomasi perpustakaan.
Perangkat keras yang biasa kita gunakan dalam otomasi perpustakaan antara lain adalah:
1. Komputer yang terdiri dari Central Processing Unit (CPU), monitor, input device (seperti keyboard, scanner dll.), output device seperti printer, memori, media penyimpan data dan sebagainya. Harga komputer ini sangat bervariasi tergantung kepada spesifikasi dan pabrik yang membuatnya. Kita sebenarnya bisa mendapatkan satu unit komputer lengkap dengan spesifikasi pentium I dengan RAM 64 MB dan harddisk 1 GB seharga Cuma 750 ribu. Komputer dengan spesifikasi demikian masih cukup bagus untuk aplikasi administrasi perpustakaan dan perkantoran.
2. Perangkat komunikasi seperti saluran telepon, radio, satelit dan sebagainya. Perangkat komunikasi ini diperlukan bila kita ingin melakukan akses ke internet sehingga kita bisa bertukar data dan layanan dengan perpustakaan lain secara cepat. Sebagian dari kita juga sering membayangkan bahwa internet itu adalah dunianya orang kaya dan pintar. Padahal internet itu tidak lebih dari sekedar komunikasi biasa seperti layaknya kita berhubungan dengan telepon. Bedanya kalau ditelepon orang yang berbicara dengan orang lain di ujung, sedangkan di internet komputer yang berbicara dengan komputer lain di ujung “telepon”.
Perangkat keras tadi belum bisa kita gunakan tanpa adanya perangkat lunak yang mengontrol dan memerintah perangkat keras. Perangkat lunak yang diperlukan adalah program-program komputer yang sesuai dengan kebutuhan kita. Beberapa contoh dapat kita sebut seperti:
1. CDS/ISIS dan WINISIS adalah program komputer untuk basis data perpustakaan (masih banyak lagi perangkat lunak komersial seperti Dynix, Libertas, Geac, TinLib, PC-file, NCI Bookman, SIPISIS, Spektra, Laser, Adonis dan lain-lain).
2. Dbase, Foxbase, MS-Access adalah program untuk basis data umum terutama untuk tujuan pengolahan data.
3. MS Word untuk pengolah kata atau mengetik naskah.
4. Lotus atau Excell adalah program untuk spreadsheet atau membuat tabel dan perhitungan angka.
5. Adobe Acrobat adalah perangkat lunak untuk membuat dokumen digital dalam format PDF.
6. ISISONLINE adalah perangkat lunak interface untuk membaca pangkalan data CDS/ISIS dan/atau WINISIS melalui internet.
7. Dsb.
Sumberdaya Manusia
Selain hardware dan software dalam mengembangkan sistem otomasi perpustakaan kita juga harus memperhitungkan brainware atau sumberdaya manusia. Banyak perpustakaan yang memiliki dana cukup untuk membeli hardware dan software namun lupa menyiapkan SDM yang memenuhi syarat untuk mengembangkan sistem otomasi perpustakaan, sehingga program otomasi perpustakaan yang mereka cita-citakan tidak dapat dilakukan dengan baik. SDM yang diperlukan oleh perpustakaan untuk mengembangkan sistem otomasi perpustakaan ini minimal adalah mereka yang memiliki dasar-dasar komputer yang kuat seperti penguasaan terhadap sistem operasi komputer (operating system) seperti DOS, Windows bahkan lebih baik lagi kalau dia mengetahui linux dan sistem operasi yang lain. Dia juga sedikitnya harus menguasai perangkat lunak pengolah kata (seperti MS Word, star-office atau yang lain). Lebih baik lagi kalau SDM ini menguasai atau minimal mengerti teknologi sistem operasi Local Area Network (LAN) seperti Novell, Windows NT, Windows-2000 server, Windows-2003 server dan lain-lain. Dengan pengetahuan serta penguasaan teknologi seperti itu, maka program otomasi perpustakaan tersebut dapat dipastikan akan berjalan dengan baik.
Penutup
Tidak dapat disangkal lagi bahwa penggunaan teknologi informasi dan komunikasi, khususnya untuk program otomasi perpustakaan dapat meningkatkan kinerja perpustakaan. Hal ini karena introduksi TIK di perpustakaan dapat mempercepat layanan, meningkatkan efisiensi layanan, menghemat SDM, memperluas jangkauan layanan, memperpanjang waktu layanan, menghemat biaya, dan memperbanyak jenis layanan. Oleh karena itu perpustakaan yang belum memperkenalkan TIK didalam melakukan layanan, sudah saatnya mulai memanfaatkan TIK untuk membantu melakukan layanan. Penggunaan TIK ini harus dimulai secara bertahap dan dimulai dari yang paling strategis. Dengan membuktikan bahwa layanan berbasis TIK dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanan serta menghemat biaya, maka saya yakin manajemen akan memperhatikan kebutuhan perpustakaan dalam mengembangkan sistem layanannya.
Daftar Bacaan
Campbell, Jane. Internet dalam Perpustakaan : bagaimana perpustakaan dapat tetap berada di depan (in the forefront) dalam zaman informasi. Makalah disampaikan pada tanggal 9 Oktober 1997 di Institut Pertanian Bogor.
Purbo, Onno W. Jaringan Informasi Iptek: visi dunia pendidikan tinggi. Makalah lepas.
Purbo, Onno W. Teknologi Informasi dan Internet, Wahana Berpacu di Era Mendatang. Makalah lepas.
Rahardjo, Arlinah I. Teknologi Informasi: Ancaman Ataukah Peluang Bagi Profesi Pustakawan Indonesia. Makalah pada kongres IPI ke VII, Jakarta 1995.
Saleh, Abdul R. Strategi Penerapan Teknologi Informasi (Digital Library) di Perpustakaan dan Pusat Informasi. Makalah dibawakan pada acara Studium General Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan, Fakultas Ilmu Komunikasi, Universitas Pajajaran tanggal 7 Maret 2006 di Kampus UNPAD Jatinangor, Sumedang.
Saleh, Abdul R. Perpustakaan Digital Tantangan dan Prospek Pengembangannya bagi perpustakaan. Makalah dibawakan pada Seminar Nasional Ikatan Pustakawan Indonesia, Pengurus Daerah Jawa Barat, di Hotel Horison, Bandung pada tanggal 30 Agustus 2005.
Saleh, Abdul R. Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Peningkatan Kerjasama antar Perpustakaan Perguruan Tinggi. Makalah dibawakan pada Acara Seminar Ilmiah dan Pembentukan Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Provinsi Jawa Tengah, Semarang, 2 Oktober 2003.
Saleh, Abdul R. Teknologi Informasi di Perpustakaan. Dalam. Dinamika Informasi dalam Era Global. Editor E. Koswara. Bandung: Pengurus Daerah Ikatan Pustakawan Indonesia Jawa Barat, 1998.
Ir. Abdul Rahman Saleh, M.Sc.[2]
rahman@ipb.ac.id; http://ar-saleh.blogspot.com
Pendahuluan
Perguruan tinggi merupakan salah satu subsistem dari sistem pendidikan nasional yang mempunyai tujuan menghasilkan karya-karya ilmiah dan tenaga ahli pada bidangnya untuk mengisi jaringan teknostruktur di masyarakat yang sedang melaksanakan pembangunan.
Perpustakaan perguruan tinggi pada hakekatnya adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unit kerja lainnya, tetapi dengan peran yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi dalam melaksanakan program tri dharma perguruan tinggi.
Tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi yang meliputi antara lain: (a) pengumpulan informasi; (b) pelestarian informasi; (c) pengolahan informasi; (d) pemanfaatan informasi, dan ; (e) penyebarluasan informasi.
Tidak salah jika perpustakaan bagi suatu perguruan tinggi diibaratkan sebagai jantung. Jika ilmu diumpakan sebagai darah dalam tubuh kita dan tubuh kita merupakan sistem perguruan tinggi, maka perpustakaan bagi perguruan tinggi tersebut berfungsi sebagai jantung yang mengalirkan ilmu kepada anak didik melalui dosen sebagai pembuluh darahnya.
Lain dari pada itu, perpustakaan juga menjadi jembatan ilmu pengetahuan umat manusia masa lalu, masa kini dan masa depan sehingga perpustakaan mempunyai peranan yang strategis dan penting untuk turut berpartisipasi dalam mencerdaskan kehidupan umat manusia.
Fungsi Perpustakaan di Perguruan Tinggi
Attherton maupun Weisman mendefinisikan Perpustakaan sebagai salah satu jenis sistem informasi yang spesifik. Merupakan suatu kumpulan dokumen (dalam arti luas), yang terorganisasi, serta terpelihara untuk kepentingan rujukan dan bahan ajar. Untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi definisi ini dapat diperluas mengingat fungsi dan tugas perpustakaan di perguruan tinggi lebih dari sekedar definisi tersebut. Perpustakaan Perguruan Tinggi harus didefinisikan sebagai berikut: sebagai salah satu jenis sistem informasi yang spesifik. Merupakan suatu kumpulan dokumen (dalam arti luas), yang terorganisasi, serta terpelihara untuk kepentingan rujukan dan bahan ajar. Selain melakukan fungsi-fungsi pengumpulan, pengolahan, serta layanan sirkulasi bahan perpustakaan, juga melakukan penciptaan, publikasi, serta disseminasi informasi. Bahkan perpustakaan juga melakukan pengumpulan rekaman hasil-hasil penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sejak perencanaan, sedang berjalan, hingga selesai. Dengan definisi demikian maka ruang lingkup kegiatan perpustakaan dapat menjadi lebih luas, misalnya:
1. Kegiatan-kegiatan yang berbasis pengelolaan perpustakaan dan/atau informasi.
2. Kegiatan-kegiatan yang berbasis publikasi.
3. Kegiatan-kegiatan yang mengarah ke pengembangan sistem.
4. Kegiatan-kegiatan preservasi informasi
5. Kegiatan-kegiatan yang berbasis layanan informasi
6. Kegiatan-kegiatan analisis data dan hubungan dengan pemakai, dan
7. Kegiatan-kegitan yang bersifat peningkatan mutu SDM
Dengan definisi seperti tersebut maka dapat diturunkan fungsi seperti berikut:
1. Sebagai pusat sistem belajar mengajar bagi sivitas akademika perguruan tinggi yang bersangkutan sehingga menghasilkan lulusan yang bermutu tinggi.
2. Sebagai tempat terselenggaranya penelitian bagi sivitas akademika perguruan tinggi sehingga ilmu pengetahuan dan teknologi dapat berkembang dengan baik.
3. Sebagai sarana untuk kerjasama dengan pihak-pihak luar perguruan tinggi dalam pengumpulan, pengolahan serta penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi.
4. Sebagai sarana untuk mengakses informasi baik di dalam kampus maupun luar kampus, bahkan luar negeri.
5. Sebagai sarana untuk pemanfaatan koleksi secara bersama dengan perpustakaan lain sehingga memperlancar pencarian maupun penyebaran informasi.
Manfaat Otomasi di Perpustakaan
Dengan fuungsi yang amat luas tersebut maka perpustakaan harus dibantu dengan teknologi, dalam hal ini adalah Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Ada beberapa alasan yang menjadi sebab kita mengintroduksi teknologi informasi dan komunikasi (TIK) di perpustakaan yaitu:
1. Tuntutan terhadap kuantitas dan kualitas layanan perpustakaan
Tuntutan pemakai perpustakaan saat ini sangat beragam. Pemakai datang ke perpustakaan selain perlu layanan peminjaman buku, ia juga mencari layanan-layanan lain seperti layanan audio-visual, layanan internet, layanan multimedia, dan lain-lain. Selain itu pemakai menginginkan layanan aktif perpustakaan berupa layanan informasi terbaru (current awareness services), layanan informasi terseleksi (selective dissemination of information), layanan penelusuran secara online, layanan penelusuran dengan CD-ROM dan lain-lain. Selain jumlah layanan yang makin beragam, kualitas layanannyapun semakin dituntut untuk lebih baik. Jawaban seperti "informasi yang anda cari tidak ada di perpustakaan kami" tidak lagi cukup. Pustakawan harus bisa memberi jawaban yang lebih memuaskan, misalnya dengan memberi alternatif informasi/artikel atau menunjukkan dimana informasi/artikel tersebut dapat diperoleh. Bahkan pustakawan dituntut untuk dapat membantu memperoleh artikel atau informasi yang dibutuhkan oleh pemakainya sekalipun harus mendapatkannya di perpustakaan lain baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Dalam rangka peningkatan mutu dan jumlah jenis layanan inilah TIK memegang peranan yang sangat penting.
2. Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama
Seperti kita ketahui tidak ada satu perpustakaanpun di dunia ini yang bisa memenuhi koleksinya sendiri, maka setiap perpustakaan akan saling membutuhkan koleksi perpustakaan lain dalam rangka memberikan layanan yang memuaskan kepada pemakainya. Oleh karena itu penggunaan bersama koleksi perpustakaan sangat membatu dalam memberikan pelayanan terutama bagi perpustakaan-perpustakaan kecil yang koleksinya sangat lemah. Program penggunaan koleksi secara bersama ini dapat berjalan dengan baik apabila setiap perpustakaan dapat memberikan informasi apa yang dimiliki oleh perpustakaannya masing-masing. Peran katalog induk atau union catalog sangat besar dalam menyukseskan program penggunaan koleksi secara bersama ini. Katalog induk yang baik adalah katalog induk yang secara rutin isinya selalu diperbaharui. Disinilah TIK sangat berperan dalam mempercepat pembaharuan isi (updating) dari katalog induk ini. Bahkan dengan kemajuan TIK saat ini katalog (online) masing-masing perpustakaan dimungkinkan untuk diakses walaupun letak servernya terpisah (distributed server).
3. Kebutuhan untuk mengefektifkan sumberdaya manusia
Sudah cukup lama pemerintah menerapkan kebijaksanaan "zero growth" untuk pegawai negeri. Hasil dari kebijakan pemerintah ini adalah semakin berkurangnya tenaga kerja di perpustakaan. Untuk mempertahankan mutu pelayanan perpustakaan dimana SDM semakin berkurang maka kita dapat mengandalkan teknologi informasi dan komunikasi. Untuk melayani peminjaman bahan pustaka yang tadinya diperlukan lima sampai enam orang, dapat digantikan dengan satu unit komputer yang dioperasikan oleh satu orang saja. Tenaga kerja yang lain dapat dialokasikan untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lain. Dengan efisiensi tenaga seperti ini maka perpustakaan dapat memikirkan dan mengalokasikan stafnya dalam menyelenggarakan layanan-layanan lain yang dapat diberikan kepada pemakai.
4. Tuntutan terhadap efisiensi waktu
Dulu pemakai mungkin puas dengan layanan penelusuran artikel bila artikel-artikel dapat ditemukan sekalipun layanan tersebut memakan waktu sampai berminggu-minggu. Sekarang pemakai mungkin menuntut layanan tersebut hampir instan. Saat ini pertanyaan diajukan, saat itu pula jawaban diharapkan bisa diterima. Layanan yang demikian ini bisa dipenuhi hanya dengan bantuan TIK. Pemakai dapat mengakses keberadaan informasi yang dibutuhkannya melalui internet dan kemudian mengirimkan permintaannya melalui elektronik mail (e-mail) yang pada saat itu pula dapat diterima oleh perpustakaan. Kemudian petugas perpustakaan mengirim informasi yang diimintanya kepada si penanya dengan menggunakan e-mail yang dalam waktu relatif singkat dapat diterima oleh si penanya. Bahkan untuk beberapa jenis koleksi tertentu yang informasinya disediakan dalam bentuk digital di web, pemakai dapat langsung men”download” sendiri informasi yang dibutuhkannya tersebut.
5. Keragaman informasi yang dikelola
Informasi yang ada di perpustakaan saat ini tidak hanya terbatas kepada buku dan jurnal ilmiah saja. Informasi-informasi lain seperti audio visual, multimedia, bahan mikro, media optik dan CD dan DVD serta multimedia, dan bahkan layanan-layanan berbasis web seperti katalog online, portal dan lain-lain saat ini juga dilayankan oleh perpustakaan. Banyak koleksi perpustakaan yang harus di baca dengan menggunakan teknologi komputer. Selain itu untuk mengelola informasi yang sangat beragam tersebut diperlukan bantuan alat terutama TIK.
Perpustakaan Terbuka vs Perpustakaan Tertutup
Penyelenggaraan layanan perpustakaan secara konvensional dilakukan dengan cara closed space oriented system. Artinya perpustakaan ini mengenal gedung, rak dan koleksi buku yang secara fisik dapat dilihat, petugas yang melayani dan sebagainya. Pengguna yang ingin memanfaatkan koleksi perpustakaan ini harus datang ke perustakaan pada waktu yang telah ditentukan. Selain itu petugas yang melayani harus bersiaga setiap saat. Apabila pengguna tidak bisa datang ke perpustakaan, maka dia tidak akan dapat memanfaatkan layanan perpustakaan. Apabila pengguna bisa datang, namun tidak pada waktu jam buka perpustakaan, maka dia juga tidak akan mendapatkan layanan perpustakaan. Begitu juga, misalnya pengguna datang ke perpustakaan pada waktu yang tepat, namun petugas sedang berhalangan, maka diapun tidak akan dapat memanfaatkan layanan perpustakaan. Dengan kata lain, perpustakaan yang diselenggarakan secara konvensional dalam melayani penggunanya dibatasi oleh ruang dan waktu.
Sebaliknya, layanan perpustakaan dengan bantuan TIK (dalam hal ini yang dikenal dengan digital/virtual library) dilakukan dengan cara open space oriented system. Artinya, layanan perpustakaan tersebut bisa tersedia 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu tanpa jeda. Pengguna perpustakaan dapat memperoleh layanan dari mana saja dan kapan saja. Pengguna dapat mengakses bahan perpustakaan yang ada perpustakaan (digital) tanpa harus datang secara fisik ke perpustakaan. Ia dapat memanfaatkan layanan ini sekalipun perpustakaan secara fisik sudah tutup, atau petugas yang layanan tidak ada di tempat. Layanan perpustakaan yang demikian dikatakan layanan yang tidak dibatasi oleh ruang dan waktu atau yang lebih dikenal dengan library without walls.
Namun demikian, untuk saat ini layanan perpustakaan, khususnya di Indonesia, belum dapat sepenuhnya melakukan layanan dengan cara open space oriented system. Masih harus dikombinasi dengan cara closed space oriented system. Beberapa layanan dapat diberikan dengan cara open space oriented system seperti OPAC atau Online Public Access Catalogue, perpanjangan peminjaman secara online (remote renewal service), layanan informasi teks lengkap untuk koleksi lokal, dan lain-lain. Sedangkan layanan koleksi konvensional seperti peminjaman bahan-bahan perpustakaan seperti buku, jurnal tercetak dan lain-lain tetap dilakukan dengan cara close space oriented system, dimana pengguna harus datang ke perpustakaan untuk melakukan transaksi pelayanan.
Layanan Perpustakaan berbasis TIK
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau dalam Bahasa Inggris dikenal dengan istilah ICT (Information and Communication Technology) adalah perpaduan perangkat keras dan perangkat lunak yang memungkinkan kita dapat membuat, mengumpulkan, mengorganisasikan serta mengkomunikasikan informasi dalam bentuk atau format digital dan multimedia untuk tujuan tertentu.
Hampir semua kantor ataupun unit baik pemerintah maupun swasta tidak ketinggalan dalam hal penerapan TIK ini. Demikian juga perpustakaanpun tidak mau ketinggalan dalam pemanfaatan TIK, karena dengan TIK ini perpustakaan dapat memberikan layanan dengan mudah, cepat dan efisien serta dengan jangkauan pelayanan yang lebih luas. Dengan kata lain kita bisa melakukan disseminasi informasi dengan jangkauan yang lebih luas dibandingkan dengan kalau kita melakukannya dengan cara konvensional. Beberapa layanan yang akan sangat meningkat di perpustakaan apabila menggunakan komputer (terotomasi) antara lain adalah sebagai berikut:
1. Katalog Online
Katalog online atau dikenal juga dengan nama OPAC adalah sistem katalog perpustakaan yang menggunakan komputer. Pangkalan datanya biasanya dirancang dan dibuat sendiri oleh perpustakaan baik menggunakan perangkat lunak buatan sendiri, maupun menggunakan perangkat lunak komersial. Sesuai dengan namanya katalog online ini berfungsi seperti layaknya sebuah katalog yaitu sebagai sarana penelusuran koleksi milik suatu perpustakaan. Katalog ini memberikan informasi bibliografis serta lokasi suatu buku di perpustakaan. Katalog online merupakan suatu terobosan yang luar biasa di bidang kepustakawanan karena dapat memberikan titik cari (access point) dari segala aspek pendekatan pada data katalog. Pada katalog konvensional kita tidak akan dapat mencari suatu entri katalog dari penerbit, tahun terbit, atau bahkan dari kata yang ada pada judul (selain kata pada urutan pertama). Semua pendekatan dapat dilakukan pada katalog online, bahkan kita bisa mencari melalui dua kata yang ada pada judul dengan jarak kata tertentu (adjecent).
Pada perkembangan selanjutnya melalui OPAC berbasis web pengguna dapat menelusur koleksi perpustakaan berupa metadata maupun fulltextnya. Selain itu melalui OPAC status keberadaan koleksi dapat diketahui, apakah sedang ada di perpustakaan atau sedang dipinjam oleh pengguna lain. Melalui OPAC pengguna dapat pula melakukan perpanjangan masa peminjaman (remote transaction). Disamping itu pengguna yang ingin memesan dokumen yang sedang dipinjam pengguna lain, dapat melakukan reservasi terhadap dokumen tersebut.
2. Katalogisasi dan Klasifikasi
Katalogisasi dan klasifikasi merupakan pekerjaan yang memerlukan ekspertis tinggi. Di negara maju kataloger dan klasifier mempunyai gaji yang sangat tinggi. Di Indonesia pustakawan yang bertugas di bagian katalogisasi dan klasifikasi memerlukan pendidikan khusus seperti diploma ataupun sarjana perpustakaan. Apabila sejumlah perpustakaan besar melakukan katalogisasi dan klasifikasi dengan bantuan TIK dan katalognya dipublikasi di web, maka perpustakaan yang lebih kecil sesungguhnya bisa memanfaatkannya, sehingga perpustakaan yang lebih kecil tadi tidak perlu menggaji seorang kataloger dan klasifier. Teknik ini dikenal dengan copy cataloging. Di negara maju copy cataloging seperti ini banyak dilakukan seperti copy cataloging ke OCLC di Amerika Serikat, ke BLCMP di Inggris, atau ke BIBLIOFILE di Australia. Dengan copy cataloging selain kita menghemat tenaga (ahli), kita juga dapat melakukan standarisasi katalog sehingga keragaman katalog untuk suatu judul buku yang sama dapat dihindari.
3. Sirkulasi
Salah satu layanan pokok dari perpustakaan adalah layanan sirkulasi. Pada layanan ini sekurang-kurangnya dilakukan pencatatan seperti peminjaman koleksi, pengembalian pinjaman, perpanjangan pinjaman, denda, dan statistik layanan. Dengan cara konvensional untuk melayani satu transaksi peminjaman koleksi diperlukan sekurang-kurangnya tiga sampai lima menit. Ini belum termasuk penghitungan statistik layanan. Dengan bantuan TIK, waktu yang diperlukan untuk melakukan layanan peminjaman ini sangat singkat yaitu kurang dari 15 detik. Dengan demikian sebuah perpustakaan dapat melakukan penghematan anggaran (dengan mempekerjakan pegawai yang lebih sedikit) sekaligus memberikan kepuasan layanan kepada pengguna perpustakaan. Selain itu dengan bantuan TIK sekarang dimungkinkan untuk melakukan transaksi jarak jauh, misalnya untuk memperpanjang waktu peminjaman atau melakukan reservasi peminjaman, pemakai tidak perlu datang ke perpustakaan, tetapi bisa dilakukan via internet.
4. Layanan Informasi Mutakhir dan Layanan Informasi Terseleksi
Layanan ini biasanya diberikan oleh suatu perpustakaan. Perpustakaan memberikan layanan informasi secara aktif berupa layanan informasi mutakhir (current awereness services/ CAS) maupun layanan informasi terseleksi (selective dissemination of information/ SDI). Pelayanan informasi mutakhir adalah pelayanan perpustakaan dimana perpustakaan menyediakan informasi terbaru sering tanpa batas-batas subyek tertentu selain hanya kemutakhiran itu sendiri. Sedangkan pelayanan informasi terseleksi merupakan pelayanan perpustakaan dimana perpustakaan menyediakan informasi yang sesuai dengan minat dan bidang ilmu pengguna yang menjadi pelanggannya. Didalam melakukan layanan CAS dan SDI ini diperlukan waktu yang sangat banyak dan kesabaran yang tinggi terutama SDI karena petugas harus melakukan pemilihan pustaka sesuai dengan profil minat pengguna setiap ada informasi datang. Dengan bantuan komputer maka layanan CAS dan SDI dapat dipermudah dan dipersingkat. Petugas hanya melakukan input ke pangkalan data setiap ada informasi baru datang. Tugas untuk pemilihan informasi yang sesuai dengan profil minat pengguna (yang sudah diinput sebelumnya) diserahkan kepada komputer. Pemakai hanya mengakses informasi tersebut melalui internet baik dari rumah, kantor, maupun dari tempat-tempat lain seperti warnet dan lain-lain.
Satu cara untuk membentuk sistem elektronik untuk informasi kilat adalah untuk mendirikan apa yang disebut mailing list. Fungsi atau tujuan mailing list ini mungkin untuk tempat berdiskusi bagi sekelompok orang-orang tertentu, namun demikian mailing list ini dapat juga digunakan untuk penyebaran informasi. Seorang pustakawan mungkin ingin mengirim daftar isi dari beberapa jurnal tertentu kepada beberapa ilmuwan setiap bulan. Pustakawan itu akan membuat daftar dari alamat e-mail dari ilmuwan-ilmuwan dan perpustakaan akan menciptakan semacam mailing list. Mailing list juga dapat digunakan untuk penyebaran informasi yang selektif. Pustakawan dapat mencari situs internet yang relevan secara rutin dan jika ada sesuatu yang menarik dari grup mailing list, mereka dapat mengirimnya melalui e-mail. Dengan mailing list, pustakawan hanya perlu mengirim artikel sekali saja, dan akan menjangkau semua orang yang ada di daftarnya.
5. Penelusuran Informasi Lengkap dan Multimedia
Dengan TIK yang semakin maju seperti sekarang ini sangat dimungkinkan bagi perpustakaan untuk menyediakan layanan informasi lengkap (fulltext), bahkan dalam bentuk multimedia. Dengan teknik hypertext kita bisa menampilkan layanan fulltext yang bisa dihubungkan dengan bebas ke baik teks lain maupun gambar dan animasi. Saat ini dengan mudah kita jumpai ensiklopedi yang disimpan di internet dan bisa kita akses informasinya. Artikel yang ada dalam di internet tersebut selain menampilkan teks lengkap juga dapat menampilkan animasi (seperti gerakan melompat seekor harimau) serta suara (auman seekor singa).
6. Penelusuran Bibliografi dan abstraks
Seperti pada katalog online pengguna bisa mendapatkan layanan berupa data bibliografi buku maupun artikel jurnal ilmiah. Bahkan tidak hanya bibliografinya saja, melainkan dengan ringkasan (abstraks) dari dokumen aslinya. Dengan layanan seperti ini pengguna dapat menyeleksi dokumen yang akan dibaca maupun dokumen yang tidak perlu dibaca sehingga pengguna dapat menghemat waktu didalam menelaah informasi yang dibutuhkannya. Dengan bantuan seperti ini akan menjadi sangat efektif dan dapat dilakukan dengan cepat dan dengan fleksibilitas yang sangat tinggi karena pangkalan data berbasis komputer ini memberikan kemungkinan pendekatan dari berbagai aspek sebagai titik temu (multiple approach). Penggunaan operator Boolean dapat memberikan kombinasi penelusuran penelusuran yang sangat luas, sehingga pengguna dapat mengatur hasil penelusurannya sesuai dengan yang diinginkan.
7. Rujukan (Reference)
Pelayanan rujukan adalah memberikan jawaban dari pertanyaan yang diajukan pemakai perpustakaan. Pertanyaan yang berhubungan dengan skripsi atau laporan (”Saya perlu suatu daftar artikel mengenai “perkembangan ekonomi Indonesia pasca krisis”; ”Saya perlu artikel mengenai keselamatan tenaga nuklir”) adalah sangat rumit. Sebagian pertanyaan lainnya memerlukan jawaban berupa satu kalimat tapi belum tentu lebih mudah untuk menjawabnya. Bahkan mungkin saja ada pertanyaan yang sangat sulit dijawab oleh pustakawan. Adalah tugas seorang pustakawan untuk menjawab setiap pertanyaan sebaik-baiknya.
Salah satu cara untuk menemukan jawaban dari pertanyaan referensi adalah mencarinya di World Wide Web. Ini sering menjadi pekerjaan yang menakutkan karena informasi yang tersedia banyak dan kualitas dari indexing tidak seimbang. Tapi, sesudah pustakawan mengetahui sumber-sumber yang sering dipakai di perpustakaannya, pustakawan itu pasti akan ketemu banyak informasi yang relevan. Satu cara adalah untuk melokasi dua atau lebih dari index internet yang terlengkap atau terbesar. Beberapa institusi besar telah memasang halaman Web yang saling berhubungan dengan halaman-halaman lainnya (semacam portal). Dengan bentuk ini sangat berguna untuk membantu pencari data lainnya.
Telah ada beberapa situs yang dimiliki organisasi-organisasi Indonesia atau dekat Indonesia. Biro Pusat Statistik telah membuat sebuah situs yang menyediakan jalan masuk ke statistik yang paling baru di beberapa topik. Banyak departemen pemerintah, bank-bank dan organisasi-organisasi lain membuat homepage dan menghubungkan ke informasi database yang berguna. Satu index untuk situs Indonesia adalah Jendela Indonesia (http://www.iit.edu/~indonesia/jendela/.
Bentuk lain dari sumber-sumber full-text yang dapat ditemukan di Internet adalah kamus (misalnya, seleksi dari kamus bahasa Inggris dan bahasa asing lainnya dari Oxford di situs dinamai Dictionaries and Refernce Works. Beberapa kamus untuk para spesialis juga ada, seperti FOLDOC (Free Online Dictionary of Computing).
8. Penelusuran Artikel Jurnal
Artikel jurnal merupakan informasi primer yang sangat penting terutama bagi peneliti dan dosen. Oleh karena itu keberadaannya di perpustakaan perguruan tinggi sangat diharapkan. Namun, jika sebuah perpustakaan tidak berlangganan jurnal tertentu, mereka masih dapat memperolehnya dari Internet. Salah satu index ke artikel jurnal yang terkenal disebut Uncover (http://www.uncoverthenet.com/). Setiap orang dapat menelusuri index itu tanpa bayaran tetapi harus membayar untuk fotokopi dari jurnal tersebut.
Artikel-artikel itu dapat dipesan langsung melalui online dan dapat dikirim kepada yang membutuhkan melalui fax, e-mail atau surat biasa. Kadang-kadang kartu kredit harus digunakan untuk transaksi semacam ini, kecuali perpustakaan membuka account khusus untuk penyedia data. Dengan bayar biaya pendaftaran, seorang spesialis subyek tertentu dapat mendaftar untuk menerima daftar isi jurnal dari topik itu (automatic current awareness). Untuk pengguna perpustakaan tanpa akses ke Internet di rumah mereka, perpustakaan dapat mendaftarkan dan memberi daftar isi jurnal kepada anggota yang berhak sebagai pelayanan tambahan.
Prospek Otomasi Perpustakaan
Selain untuk administrasi dan layanan sehari-hari (library housekeeping) maka komputer dapat juga digunakan untuk akses ke sumber informasi yang ada di situs internet. Perpustakaan sebagai tempat untuk mendapatkan informasi seharusnya menyediakan fasilitas ini. Dengan ketersediaan layanan internet ini sesungguhnya perpustakaan telah menembus batas-batas layanan konvensional. Menurut Onno W. Purbo, seorang pakar internet, konsep layanan perpustakaan yang biasanya merupakan tempat yang menyediakan buku-buku, dengan dibantu oleh TIK dan internet dapat dengan mudah berubah menjadi perpustakaan yang agresif dalam berinteraksi dengan penggunanya. Beberapa konsekuensi dengan adanya internet di perpustakaan adalah:
1. Sumber ilmu pengetahuan yang biasanya terbatas ada di perpustakaan di sekolah/ universitas lokal menjadi tidak terbatas dengan adanya akses ke internet.
2. Buku, laporan penelitian dan berbagai hal yang umumnya sangat terbatas ada di perpustakaan lokal menjadi tidak terbatas karena dapat dicari di berbagai perpustakaan yang ada di internet.
3. Perpustakaan tidak lagi terbatas pada koleksi buku/ informasi, akan tetapi menjadi pusat disseminasi informasi maupun pangkalan data penelitian dan aktifitas yang ada di universitas tersebut.
Koleksi rujukan seperti ensiklopedi dan lain-lain saat ini banyak ditemukan dalam bentuk digital yang dapat diakses melalui internet, selain tentunya didisseminasikan melalui bentuk CD-ROM. Sebagai contoh kita dapat mengakses ensiklopedi terkenal seperti Encyclopedia Britannica melalui situs http://www.eb.com/eb.html. Salah satu kelebihan ensiklopedi dalam bentuk digital adalah kemampuannya menampilkan multimedia sehingga gambar bergerak maupun suara dapat disajikan kepada pembaca. Ini yang tidak dimiliki oleh publikasi tercetak.
Koleksi lain yang sering kita dapatkan dalam internet adalah koleksi jurnal ilmiah. Padahal, sering sekali terdengar salah satu keluhan dari perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan lembaga penelitian dimana majalah ilmiah merupakan sumber informasi penting, adalah kurangnya dana untuk melanggan jurnal ilmiah. Disamping karena dananya yang tidak memadai, harganya yang mahal, juga karena prosedur pembeliannya yang susah. Dengan adanya jurnal ilmiah di internet sebenarnya masalah ini ditanggulangi atau setidak-tidaknya bisa dikurangi. Di internet terdapat banyak sekali judul jurnal ilmiah yang dapat diakses.
Peralatan yang diperlukan
Mendengar kata komputer kita sering berpikir bahwa peralatan ini adalah peralatan canggih dan sangat mahal. Padahal seringkali komputer ini tidak lebih mahal dari sekedar pesawat televisi. Saking berpikir bahwa komputer ini mahal seringkali kita tidak terpikir untuk memanfaatkannya apalagi memilikinya. Untuk mengetahui apasaja yang diperlukan dalam pengembangan sistem otomasi perpustakaan berikut ini adalah daftar kebutuhan yang diperlukan dalam melaksanakan otomasi perpustakaan.
Perangkat keras yang biasa kita gunakan dalam otomasi perpustakaan antara lain adalah:
1. Komputer yang terdiri dari Central Processing Unit (CPU), monitor, input device (seperti keyboard, scanner dll.), output device seperti printer, memori, media penyimpan data dan sebagainya. Harga komputer ini sangat bervariasi tergantung kepada spesifikasi dan pabrik yang membuatnya. Kita sebenarnya bisa mendapatkan satu unit komputer lengkap dengan spesifikasi pentium I dengan RAM 64 MB dan harddisk 1 GB seharga Cuma 750 ribu. Komputer dengan spesifikasi demikian masih cukup bagus untuk aplikasi administrasi perpustakaan dan perkantoran.
2. Perangkat komunikasi seperti saluran telepon, radio, satelit dan sebagainya. Perangkat komunikasi ini diperlukan bila kita ingin melakukan akses ke internet sehingga kita bisa bertukar data dan layanan dengan perpustakaan lain secara cepat. Sebagian dari kita juga sering membayangkan bahwa internet itu adalah dunianya orang kaya dan pintar. Padahal internet itu tidak lebih dari sekedar komunikasi biasa seperti layaknya kita berhubungan dengan telepon. Bedanya kalau ditelepon orang yang berbicara dengan orang lain di ujung, sedangkan di internet komputer yang berbicara dengan komputer lain di ujung “telepon”.
Perangkat keras tadi belum bisa kita gunakan tanpa adanya perangkat lunak yang mengontrol dan memerintah perangkat keras. Perangkat lunak yang diperlukan adalah program-program komputer yang sesuai dengan kebutuhan kita. Beberapa contoh dapat kita sebut seperti:
1. CDS/ISIS dan WINISIS adalah program komputer untuk basis data perpustakaan (masih banyak lagi perangkat lunak komersial seperti Dynix, Libertas, Geac, TinLib, PC-file, NCI Bookman, SIPISIS, Spektra, Laser, Adonis dan lain-lain).
2. Dbase, Foxbase, MS-Access adalah program untuk basis data umum terutama untuk tujuan pengolahan data.
3. MS Word untuk pengolah kata atau mengetik naskah.
4. Lotus atau Excell adalah program untuk spreadsheet atau membuat tabel dan perhitungan angka.
5. Adobe Acrobat adalah perangkat lunak untuk membuat dokumen digital dalam format PDF.
6. ISISONLINE adalah perangkat lunak interface untuk membaca pangkalan data CDS/ISIS dan/atau WINISIS melalui internet.
7. Dsb.
Sumberdaya Manusia
Selain hardware dan software dalam mengembangkan sistem otomasi perpustakaan kita juga harus memperhitungkan brainware atau sumberdaya manusia. Banyak perpustakaan yang memiliki dana cukup untuk membeli hardware dan software namun lupa menyiapkan SDM yang memenuhi syarat untuk mengembangkan sistem otomasi perpustakaan, sehingga program otomasi perpustakaan yang mereka cita-citakan tidak dapat dilakukan dengan baik. SDM yang diperlukan oleh perpustakaan untuk mengembangkan sistem otomasi perpustakaan ini minimal adalah mereka yang memiliki dasar-dasar komputer yang kuat seperti penguasaan terhadap sistem operasi komputer (operating system) seperti DOS, Windows bahkan lebih baik lagi kalau dia mengetahui linux dan sistem operasi yang lain. Dia juga sedikitnya harus menguasai perangkat lunak pengolah kata (seperti MS Word, star-office atau yang lain). Lebih baik lagi kalau SDM ini menguasai atau minimal mengerti teknologi sistem operasi Local Area Network (LAN) seperti Novell, Windows NT, Windows-2000 server, Windows-2003 server dan lain-lain. Dengan pengetahuan serta penguasaan teknologi seperti itu, maka program otomasi perpustakaan tersebut dapat dipastikan akan berjalan dengan baik.
Penutup
Tidak dapat disangkal lagi bahwa penggunaan teknologi informasi dan komunikasi, khususnya untuk program otomasi perpustakaan dapat meningkatkan kinerja perpustakaan. Hal ini karena introduksi TIK di perpustakaan dapat mempercepat layanan, meningkatkan efisiensi layanan, menghemat SDM, memperluas jangkauan layanan, memperpanjang waktu layanan, menghemat biaya, dan memperbanyak jenis layanan. Oleh karena itu perpustakaan yang belum memperkenalkan TIK didalam melakukan layanan, sudah saatnya mulai memanfaatkan TIK untuk membantu melakukan layanan. Penggunaan TIK ini harus dimulai secara bertahap dan dimulai dari yang paling strategis. Dengan membuktikan bahwa layanan berbasis TIK dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi layanan serta menghemat biaya, maka saya yakin manajemen akan memperhatikan kebutuhan perpustakaan dalam mengembangkan sistem layanannya.
Daftar Bacaan
Campbell, Jane. Internet dalam Perpustakaan : bagaimana perpustakaan dapat tetap berada di depan (in the forefront) dalam zaman informasi. Makalah disampaikan pada tanggal 9 Oktober 1997 di Institut Pertanian Bogor.
Purbo, Onno W. Jaringan Informasi Iptek: visi dunia pendidikan tinggi. Makalah lepas.
Purbo, Onno W. Teknologi Informasi dan Internet, Wahana Berpacu di Era Mendatang. Makalah lepas.
Rahardjo, Arlinah I. Teknologi Informasi: Ancaman Ataukah Peluang Bagi Profesi Pustakawan Indonesia. Makalah pada kongres IPI ke VII, Jakarta 1995.
Saleh, Abdul R. Strategi Penerapan Teknologi Informasi (Digital Library) di Perpustakaan dan Pusat Informasi. Makalah dibawakan pada acara Studium General Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan, Fakultas Ilmu Komunikasi, Universitas Pajajaran tanggal 7 Maret 2006 di Kampus UNPAD Jatinangor, Sumedang.
Saleh, Abdul R. Perpustakaan Digital Tantangan dan Prospek Pengembangannya bagi perpustakaan. Makalah dibawakan pada Seminar Nasional Ikatan Pustakawan Indonesia, Pengurus Daerah Jawa Barat, di Hotel Horison, Bandung pada tanggal 30 Agustus 2005.
Saleh, Abdul R. Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Peningkatan Kerjasama antar Perpustakaan Perguruan Tinggi. Makalah dibawakan pada Acara Seminar Ilmiah dan Pembentukan Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Provinsi Jawa Tengah, Semarang, 2 Oktober 2003.
Saleh, Abdul R. Teknologi Informasi di Perpustakaan. Dalam. Dinamika Informasi dalam Era Global. Editor E. Koswara. Bandung: Pengurus Daerah Ikatan Pustakawan Indonesia Jawa Barat, 1998.
posted by BPIB @ 8:51 PM
0 comments
